El día tiene 24 horas para todo el mundo y se hace necesario llevar a cabo una buena administración del tiempo si no queremos ir acumulando tareas de un día para otro.
Independientemente de cuáles sean las tareas de nuestro día a día, nos pasa a todos. Tenemos una lista muy larga de tareas pendientes y sentimos que el tiempo no nos «cunde». Cuando esto ocurre, es muy fácil que sintamos ansiedad, que nos estresemos.
Sea cual sea tu caso, con una correcta administración del tiempo, conseguirás terminar más tareas en el mismo tiempo. Así que allá vamos.
Claves para mejorar la administración del tiempo
1. Prioriza con antelación
Cada día, al acabar la jornada, haz un recuento de las tareas que tienes pendientes. Si te resulta más sencillo, puedes apuntarlas en un cuaderno. Cuando tengas el listado, localiza las dos tareas que sean prioritarias, las que sean más urgentes o las que necesites tener terminadas antes.
Las dos tareas que has localizado, van a ser las que realizarás al día siguiente. Tienes que comprometerte con ello. ¿Qué consigues con ésto?.
Lo que consigues es no perder horas, el día siguiente, decidiendo por dónde empiezas, empezando por una tarea arbitraria para darte cuenta después de que necesitas acabar otra si quieres acabar con la primera, que empieces todas a la vez (y no acabes ninguna), y un sinfín de formas de perder el tiempo y sentir que no has hecho nada (porque no lo has hecho).
2. Cada cosa a su tiempo
Ya tienes tus dos prioridades seleccionadas. Es el momento de ponerte con ellas, y la forma de hacerlo será de una en una. Esto quiere decir que tienes que elegir una y, una vez que comiences, trabajar hasta terminarla. Ésta es la clave, trabajar hasta terminarla.
Mientras estés trabajando en ella, debes resistir la tentación de empezar otras tareas. Cuando acabes con la primera, tacha su nombre de la lista y ponte a trabajar en la segunda, de la misma forma. Empieza y termina.
Actuando de esta forma, vas a conseguir una mayor sensación de control y la satisfacción de ir terminando tareas y «quitándolas de en medio» y, lo mejor de todo, es que eso será lo que estés haciendo.
3. Elige siempre tareas más difíciles o más importantes
A la hora de preparar tus prioridades, trata de elegir primero las que vayan a llevarte más tiempo o aquellas en las que tengas que esforzarte más, y dejar las «más ligeras» para después.
La sensación de «quitarte un peso de encima» será mayor cuanto más importante sea la tarea que has terminado.
Si haces lo contrario, empezar con tareas «fáciles», pasarás todo el día pensando que te queda la peor parte por hacer, te desmotivarás y tu rendimiento se verá afectado.
Si terminas antes las tareas difíciles, el resto del día será mucho más ligero y ésto reforzará tu satisfacción de haber terminado la tarea difícil. ¿Suena mejor, verdad?.
4. Las tareas «light», mejor juntas y al final
Todas aquellas tareas que consideres más fáciles, más rápidas o menos importantes, es mejor que las agrupes todas y las realices al final de la jornada, cuando las verdaderamente importantes ya estén terminadas.
¿Por qué?. Pues porque si las vas realizando sobre la marcha o intercaladas con las tareas importantes, pueden suponer distracciones, que al final te lleven más tiempo de la cuenta y, sí, habrás terminado esas pequeñas tareas, pero a costa de las prioritarias.
5. Realizar los pasos 1, 2, 3 y 4 todos los días.
Si consigues introducir esta dinámica de trabajo en tu día a día, vas a rendir mucho mejor en mucho menos tiempo, porque estás eliminando las distracciones y cada día sabes la tarea que tienes que realizar.
Y los beneficios de una correcta administración del tiempo, no solo los podrás observar en el tiempo que ganarás. Al organizar las tareas, te sentirás menos estresado, con menos ansiedad y preocupaciones, ya que eliminas la incertidumbre y la ausencia de sensación de control de tu jornada.
Con una gestión adecuada, encontrarás, también, más tiempo para dedicarlo a las cosas que realmente te gustan. Todo son ventajas, así que no esperes más, no pierdas más tiempo.
